Telefonkonferenz weltweit: Rentabel für Unternehmen

International operierende Unternehmen benötigen ständige Kommunikation ihrer Mitarbeiter untereinander, auch wenn diese auf verschiedenen Kontinenten arbeiten. In vielen Situationen ist es nicht angemessen, die beteiligten Personen über weite Strecken reisen zu lassen, um eine Konferenz zu ermöglichen, selbst kleiner Reisen können enorme Kostenfaktoren darstellen. Bereits in Firmen mit großen oder mehreren räumlich weit auseinanderliegenden Gebäuden kann sich der Einsatz von Telefonkonferenzen rentieren.

Daher kann aus wirtschaftlicher Sicht die Telefonkonferenz für Firmen jeder Größenordnung zu einem beachtlichen Sparpotenzial führen. Fast alle größeren Unternehmen operieren heute weltweit und sind auf die kostengünstige Möglichkeit der weltweiten Telefonkonferenz angewiesen, aber auch kleinere Firmen sehen und nutzen die Vorteile dieser neuen Technik, denn die bisherigen Kommunikationsmethoden sind insgesamt alle schwerfälliger.

Entscheidungswege werden verkürzt

Beispielsweise lässt die heute sehr gebräuchliche Alternative der E-Mails gerade bei Verhandlungen zu viele Wünsche offen, so dass man sich immer öfter für weltweite Telefonkonferenzen entscheidet, zumal es auch möglich ist, diese mitzuschneiden. Mit Hilfe weltweiter Telefonkonferenzen werden Entscheidungswege deutlich verkürzt, was sich positiv auf die Unternehmensstrukturen auswirkt. Sie verbessern die Kommunikation innerhalb eines Unternehmens entscheidend und darüber hinaus eröffnen sie völlig neue Möglichkeiten der Kommunikation mit dem Kunden und damit auch der Unternehmenspolitik.

Von Vorteil bei weltweiten Telefonkonferenzen ist, dass die Teilnehmer sich eigenständig einwählen – die sog. Dial-In-Konferenz – und natürlich auch die Teilnahme beenden können und jederzeit weitere Teilnehmer hinzu gebeten bzw. einberufen werden können. Wie etwa beim Telefonkonferenz-Anbieter talkyoo.net. In der sog. Dial-Out- oder Preset-Konferenz werden alle gewünschten Teilnehmer anhand einer Liste angerufen und zusammengeschaltet. Der grundlegende Unterschied besteht darin, dass im ersten Fall der Teilnehmer und im zweiten Fall der Moderator die Kosten übernimmt.

Telefonkonferenzen überbrücken weltweite Entfernungen

Daher ist dies eine äußerst kostengünstige und schnelle Methode, große Entfernungen zu überbrücken und weltweite Konferenzen abzuhalten. Durch die Möglichkeit, Ansagen einspielen zu können, kann man alle Teilnehmer problemlos auf einen gemeinsamen Kenntnisstand bringen. Grundsätzlich wird eine weltweite Telefonkonferenz von einer Person moderiert, diese Moderatorfunktion kann beliebig zugewiesen oder auf andere Teilnehmer übertragen werden. Dadurch wird es z. B. möglich, Nebenkonferenzen abzuhalten. Bei vielen Anbietern ist es möglich, sogar virtuelle Konferenzräume mit bis zu mehreren hundert Teilnehmern aufzubauen. Das ist gerade für die weltweite Telefonkonferenz von großem Vorteil. Um hierbei eine größere Sicherheit zu erreichen, können die einzelnen Konferenzräume mit einer PIN gesichert werden. Auch die Weiterentwicklung, die Webkonferenz, wird immer häufiger angewandt. Hier werden browserbasierte Konsolen verwendet, auf denen man jeden angemeldeten Teilnehmer sehen kann. Auch Mitschnitte sind bei weltweiten Telefonkonferenzen möglich.

Oft wird die Telefonkonferenz durch Erweiterung der Systeme um Webcams zur Videokonferenz, was gerade bei repräsentativen Veranstaltungen oder Vertragsverhandlungen zwischen Kunden und Firmen von Vorteil sein kann. Mittlerweile gewinnt gerade bei weltweiten Telefonkonferenzen die VoIP (Voice over IP) Telefonie an Bedeutung. Hierbei handelt es sich um das Telefonieren über Computernetzwerke, wobei die Sprache über ein auch für Datenübertragung nutzbares Netzwerk übertragen wird. Die Verbindung kann sowohl über Computer, über spezielle Telefone oder auch über Adapter an klassischen Telefonen hergestellt werden. Mit Hilfe dieser Technik lassen sich die Kosten deutlich reduzieren, in dem ein einheitlich aufgebautes Netz für verschiedene Zwecke nutzbar ist. Die Telefonie gestaltet sich für den Teilnehmer genauso wie die herkömmliche Telefonie, allerdings wird die Sprache digitalisiert und in kleinen Datenpaketen transportiert.

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